BERGEN KOMMUNE

Byutvikling/Samferdselsetaten

 

 

 

 

Notat

 

 

 

 

 

 

Saksnr.:

200309631-39

 

 

Emnekode:

BBY-5629

 

 

Saksbeh:

OFO

Til:

ByrŒdsavdeling for byutvikling

Kopi til:

 

 

Fra:

Samferdselsetaten

 

 

 

Dato:

20. april 2005

 

 

 

 

 

 

 

Reklamefinansiering av byromsm¿bler, bysykler og vegutstyr i Bergen

Orientering om omfang/innhold, prosedyrer for videre saksbehandling og fremdrift

 

 

Hva saken gjelder:

ByrŒdet i Bergen gjorde i 2001, sak 0034/01, f¿lgende vedtak:

Det igangsettes arbeid med innhenting av tilbud pŒ byromsm¿bler og bysykler i l¿pet av 2001

 

I 2003 etablerte Statens vegvesen, Hordaland fylkeskommune og Bergen kommune en prosjektorganisasjon med felles mandat for gjennomf¿ring av prosjektet :

Reklamefinansiering av byromsm¿bler og vegutstyr i Bergen

 

Over 100 kommuner i Norden og 19 kommuner i Norge har innf¿rt reklamefinansiering av gatem¿bler. MŒlet med Œ legge til rette for slik finansiering i Bergen er Œ fŒ etablert en h¿y standard for kollektivreisende og publikum samt Œ fŒ utf¿rt drift og vedlikehold av gatem¿blene uten at det medf¿rer kostnader for vegholder.

 

Som grunnlag for innhenting av tilbud er det i en utredningsfase, gjort planavklaringer som ble presentert i rapport av mai 2004. Denne ble behandlet i ByrŒdet 15.09.04 Sak 1522/04.

Rapport f¿lger som trykt vedlegg.

 

MŒlet med avklaringene i utredningsfasen har v¾rt Œ klarlegge realistiske muligheter, konkretisert eller illustrert med mengdetall og angi mulige lokaliseringer.

Vurderingene er gjort ut ifra:

á               hva som er markedsmessig interessant

á               hva som er byplanmessig ¿nskelig

á               hva som er trafikksikkerhetsmessig forsvarlig

 

Tilbud ble innlevert 20.10.04.

Kontraheringsprosess gjennomf¿res som tjenestekonsesjonsanskaffelse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser. Tjenestekonsesjonen gir en rettighet til reklame pŒ offentlig vegareal mot at den som motytelse leverer og drifter installasjoner som busskur, toaletter og bysykler. Tjenestekonsesjonsanskaffelse er valgt fordi det etter gjeldende regler gir rett til forhandlet prosedyre som har v¾rt n¿dvendig for Œ fŒ et best mulig resultat hvor ogsŒ det byutviklingsmessige forhold er ivaretatt. Bergen kommune sin Innkj¿psavdeling har v¾rt aktivt inne anskaffelses- og kontraheringsprosess.

 

Kontraktsforhandlinger er i sluttfase og de forretningsmessige resultat av slik forhandling fremlegges i egen sak.

 

Det forutsettes at fremforhandlet tjenestekonsesjonsavtale ogsΠskal godkjennes av Hordaland fylkeskommune og Statens vegvesen.

 

 

Anbefalt forslag fra Samferdselsetaten

  1. Prinsipper og omfang av planlagt reklamefinansiering av byromsm¿bler, bysykler og vegutstyr i Bergen tas til etterretning

 

  1. Det inngŒs felles avtale mellom leverand¿r og Statens vegvesen, Hordaland fylkeskommune og Bergen kommune. ByrŒdsavdeling for byutvikling ved Kommunaldirekt¿ren, delegeres myndighet til Œ tildele tjenestekonsesjon til valgt leverand¿r

 

  1. Etter at utstyr og installasjoner er pŒ plass og godkjent, overf¿res det fremtidige forvaltnings- og myndighetsansvaret til de respektive eierne

 

 

 

Ove Foldnes

Samferdselsdirekt¿r

 

 

Trykket vedlegg:

 

Planrapport av 20. mai 2004 ÓReklamefinansiering av byromsm¿bler og vegutstyr i Bergen kommuneÓ utarbeidet av Norconsult

 

                       


Saksutredning:

Generelt om reklamefinansiering:

Nytten av reklamefinansiering er at det tilf¿res mer ressurser til formŒlet, midler som i dag belastes offentlige budsjetter og som kan frigj¿res og brukes til andre formŒl.

 

Generelt kan det listes opp f¿lgende sannsynlige positive effekter av et system med reklamefinansiering:

For leskurene vil dette kunne gj¿re kollektivtilbudene mer attraktive.

Mulige negative effekter:

á      Det kan redusere trafikksikkerheten

á      Identitet og visuell kvalitet i byrom og langs veger kan forringes av reklame.

á      Reklameinstallasjoner kan komme i arealkonflikt med annen ¿nsket arealbruk.

á      En liberal holdning til reklame pŒ busskur kan inneb¾re at tilsvarende l¿yvepliktig reklame ogsŒ mŒ tillates pŒ andre steder

Videre vil noen kunne hevde:

 

NŒv¾rende omfang av reklamefinansiering andre steder:

I utlandet har system med reklamefinansiering v¾rt i bruk lenge. I Norden har over 100 kommuner slike opplegg.

I Norge er det pr i dag reklamefinansiering av byromsm¿bler og vegutstyr i f¿lgende 19 kommuner:

 

Oslo, Stavanger, Sola, Sandnes, T¿nsberg, Skien, Sarpsborg , Moss

Trondheim, Haugesund , Troms¿ , Porsgrunn, Halden, Kristiansand, Skedsmo, OppegŒrd, Drammen, Larvik og Lier.

 

Utvikling av et reklamebasert prosjekt i Bergen Ð historikk:

Diskusjon knyttet til reklamefinansiering av busskur og byromsm¿bler er ikke ny. Som det fremgŒr av nedennevnte opplisting har den gŒtt over mange Œr:

 

1996:   Opprustning av Olav Kyrresgt. Bergen kommune forberedte reklamefinansiering av 17 leskur. Vegdirektoratet avslo l¿sningen.

2001:   Vedtak i ByrŒdet sak 0034/01: ÓDet igangsettes arbeid med innhenting av tilbud pŒ byromsm¿bler og bysykler i l¿pet av 2001Ó

2001:   Avtale inngŒtt om pr¿veordning med 10 bysykkelstasjoner. Ordningen opph¿rte oktober 2004.

2003:   ByrŒdet behandlet saken i m¿tet 221003 sak 1525-03

 

Organisering:

Statens vegvesen, Hordaland fylkeskommune og Bergen kommune har sammen etablert en prosjektorganisasjon for gjennomf¿ring av prosjektet Reklamefinansiering av byromsm¿bler og vegutstyr i Bergen.

 

Prosjektet har v¾rt behandlet i Styringsgruppen for Bergensprogrammet og det er oppnevnt eget prosjektstyre med representanter fra Bergen kommune (Samferdselsetaten og Plan og milj¿etaten), Statens vegvesen og Hordaland fylkeskommune.

 

Prosjektets hovedmŒl:

HovedmŒlet for prosjektet har v¾rt Œ forbedre standarden for de kollektivreisende og prosjektstyret la derfor til grunn f¿lgende prioriteringer ved prosjektstart:

1.              300 Ð 400 leskur

2.              2 Ð 4 terminalanlegg  

3.              2 Ð 4 offentlige toaletter i Bergen sentrum

4.              Det var forutsatt at en rekke viktige omrŒder i Sentrum skulle v¾re ÓreklamefriÓ. Eksempelvis Bryggen, Torget, Torgallmenning etc

 

Rapport av mai 2004 med Prosjektstyrets anbefalinger ble lagt frem for partene, og

ByrŒdet behandlet saken i m¿te 15.9.2004 under sak 1522/04 og gjorde f¿lgende vedtak:

 

1.             Rapport av 24 mai 2004 om reklamefinansiering av byromsm¿bler og vegutstyr i Bergen tas til orientering. I trŒd med vedtak i ByrŒdsak 1046/04 pkt 4 utvides utlysningen ogsŒ til Œ omfatte ordningen med bysykler.  

2.             De gjennomf¿rte planvurderinger legges til grunn for det videre arbeid. 

3.             Det kan inngŒs forhandlinger for Œ finne frem til den leverand¿r som har det mest fordelaktige tilbud. 

4.             F¿r kontrakt inngŒs legges saken fram for byrŒdet.

 

ByrŒdets vedtak har v¾rt lagt til grunn for videre arbeidet med saken. Forhandlinger har v¾rt gjennomf¿rt av eget administrativt forhandlingsutvalg med sikte pŒ Œ finne den leverand¿r som har det mest fordelaktige tilbud. Forhandlingsutvalget har bestŒtt av Bergen kommune, Statens vegvesen og Hordaland fylkeskommune.

 

Involverte parter:

I tillegg har en tverrfaglig referansegruppe hvor bla Byantikvar og Gaia har v¾rt representert, vurdert de tilbudte produkter i lys av utvalgskriterier og gitt sine rŒd til Forhandlingsutvalget.

 

I Konkurransegrunnlaget var det stilt krav om at alle installasjonene skal tilfredsstille krav til Universell utforming. (Definisjon: er utforming av produkt og omgjevnad pŒ ein slik mŒte at dei kan brukast av alle menneske, i sŒ stor utstrekning som mogeleg, utan behov for tilpassing og ein spesiell utforming.)

 

Saken har ogsŒ v¾rt behandlet av Bergen kommune sitt RŒd for funksjonshemmede. RŒdet har ogsŒ vurdert produktene og gitt skriftlig kommentarer. I henhold til rutinene vil de ogsŒ  kunne uttale seg  i byggesaksprosessen.

 

Status og aktiviteter etter rapport mai 2004:

 

Forhandlingene har v¾rt basert pŒ mulige justeringer av tilbudene ut fra f¿lgende hovedprinsipp:

 

Oppdragsgiver (SV, HFK og BK) har videre meddelt f¿lgende presiseringer til tilbyderne:

1.     Leveringene skal formuleres i en tjenestekonsesjonsavtale. Rettigheter og plikter vil derfor v¾re knyttet til offentlige vegarealer med tillegg for den konkrete plasseringen som blir godkjent for frittstŒende reklamemontre, offentlige toaletter og evt. bysykkelstasjoner.

2.     Reklameflatene forutsettes Œ v¾re EURO-size ( 120 cm x 180 cm )

3.     Pr¿veordningen av bysykler er opph¿rt. Det forutsettes at anleggene, slik de nŒ fremstŒr, eventuelt kan tas vederlagsfritt i bruk for nye installasjoner.

4.     Eksisterende leskur med infrastruktur eies av vegholder. Tilbudene som dette prosjektet omhandler skal bare gjelde nye skur, dvs. bruk med evt. oppgraderinger av eksisterende skur skal holdes utenfor konkurransen.

5.     Hvis konkurransegrunnlaget ikke skulle v¾re tydelig nok understrekes her at anleggene, sŒ vidt mulig, skal tilpasses med s.k.universell utforming som tilbudsforutsetning begrenset til definert renholdsareal

6.     Reetableringen av arealene i og rundt nye produkter mŒ gj¿res uten synlige fundamenter.

  1. Antall reklameflater som benyttes skal oppgis. Oppgaven vil imidlertid  ikke ÓmatematiskÓ bli tatt hensyn til i evalueringen, men vurdert i lys av utfordringen om Œ Ókunne levere et for oppdragsgiver mest mulig fordelaktive tilbudÓ

8.     Ved bruk i henhold til planen skal det legges tilgrunn f¿lgende:

a.     480 reklameflater pŒ skur

b.     pluss 25 ensidige reklameflater pŒ frittstŒende montre ( den andre siden skal disponeres for offentlig informasjon)

 

H¿y kvalitet pŒ drifts- og vedlikeholdstjenester har v¾rt en meget tungtveiende begrunnelse for Œ reklamefinansiere byromsm¿bler og vegutsyr.

Begge firmaene har i tilbudsdokumentene beskrevet pŒ en overbevisende mŒte at de legger til grunn en meget h¿y standard pŒ drift og vedlikehold.

Tilbakemeldinger fra byer som har hatt l¿pende reklamefinansierte prosjekter over mange Œr, bekrefter at standardkravene overholdes pŒ en betryggende mŒte.

Forhandlingsutvalget utfordret i en forhandlingsfase tilbyderne til Πgi alternative tilbud basert pΠen noe lavere drifts- og vedlikeholdsstandard.

Ingen av tilbyderne var villig til det bl. a.ut fra faren for Πmiste anerkjennelse og viktige posisjoner i reklamemarkedet.

 

Evaluering:

Tilbudene er evaluert ut fra f¿lgende kriterier:

-design, funksjon, materialer, leveringstid, leveringsforutsetninger, leveransevolum etc

-konsept for drift og vedlikehold, kvalitetsplan, leveransevolum etc.

 

Resultat av forhandlinger:

Forhandlingsprosessen har gitt gode totalresultater og tilstrekkelig godt grunnlag for Œ kunne sammenligne tilbudene og velge det mest fordelaktige tilbud. I forhold til forventningene ved oppstart av fellesprosjektet har bl.a. volumtallene ¿kt betraktelig.

 

 

Tilbudet omfatter nye og moderne venteskur pŒ alle viktige busstrasŽer, noen offentlige toaletter i sentrum, samt bysykler.

Reklameplakater, som er grunnlag for finansieringen, er i kontraktsforhandlingene blitt redusert fra de opprinnelige 480 pŒ busskur + 25 frittstŒende. Endelig antall vil fremkomme nŒr forhandlinger er avsluttet.

 

I Planrapport fra mai 2004 var angitt 30 mulige plasseringer for frittstŒende reklamemontre i Bergen. Det har v¾rt en mŒlsetting under forhandlingene Œ redusere dette antall til et minimum. Forhandlingsutvalget anbefaler at man aksepterer 5 frittstŒende montre med offentlig informasjon pŒ ene siden. Disse kan eksempelvis utstyres med bykart og plasseres pŒ steder hvor bes¿kende m¿ter byen for f¿rste gang og sŒledes gi n¿dvendig veiledning.

Mer detaljert er hovedinnhold i avtalen som f¿lger:

á      Generelt omfatter ytelsene etablering, drift og vedlikehold av alle installasjoner

á      Avtaleperioden er 15 Œr

           

Alle installasjoner som nevnt ovenfor  skal underlegges vanlig byggesaksbehandling. 

 

Kommuneadvokaten har kvalitetssikret avtalens juridiske del.

 

 

Gjenbruk av eksisterende leskur:

300 Ð 400 eksisterende leskur frigj¿res for vegholder og kan oppgraderes og settes opp langs offentlige veger i og utenfor Bergen kommune

 

Opsjoner til andre kommuner:

Gjennom tilbudsrunden har kommunene Os, Voss og  LindŒs fŒtt tilbud om opsjoner pŒ reklamefinansieringer.  Disse kan pŒberopes hvis det inngŒs avtale i Bergensprosjektet.

Bergen kommune vil imidlertid ikke ha forpliktelser eller delegerte fullmakter i den forbindelse.